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Les stages en milieu professionnel - 04 décembre 2015

Les stages en entreprise, rebaptisés stages en milieu professionnel, obéissent à une réglementation stricte qui a récemment évolué. Une occasion de faire le point sur les principes à respecter lorsqu'une entreprise accueille des stagiaires.

Une convention de stage obligatoire Le stage doit faire l'objet d'une convention tripartite entre l'entreprise, le stagiaire et son établissement d'enseignement.

Le stage est une période pendant laquelle un élève (préparant un diplôme de l'enseignement technologique) ou un étudiant (universitaire, ingénieur...) se rend dans un organisme d'accueil (entreprise, cabinet, association...) afin d'acquérir des compétences professionnelles en rapport avec ses connaissances théoriques, et ce, en vue de l'obtention d'un diplôme.

Tout stage doit faire l'objet d'une convention tripartite entre l'entreprise, le stagiaire et son établissement d'enseignement. En pratique, cette convention est signée à la fois par le stagiaire (s'il est mineur, par son représentant légal), par l'établissement d'enseignement et son enseignant référent, ainsi que par l'entreprise et le tuteur du stagiaire désigné en son sein.

Généralement élaborée à partir d'une convention type établie par l'établissement d'enseignement, elle mentionne notamment les dates de début et de fin de stage, la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l'entreprise, le montant de la gratification allouée, ainsi que l'intitulé de la formation suivie, les compétences à acquérir au cours du stage et les activités qui sont confiées au stagiaire.

Attention : une convention de stage ne peut pas être conclue en vue de l'exécution d'une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent dans l'entreprise, ni pour faire face à un accroissement temporaire de son activité, occuper un emploi saisonnier ou remplacer un salarié absent. Si tel était le cas, le stagiaire pourrait saisir le conseil de prud'hommes pour demander la requalification de son stage en contrat de travail. L'Urssaf dispose aussi de ce pouvoir, avec un redressement de cotisations sociales à la clé.

Par ailleurs, l'entreprise doit inscrire, dans une rubrique spécifique du registre unique du personnel et selon leur ordre d'arrivée, les nom et prénom des stagiaires, les dates de début et de fin du stage, les nom et prénom du tuteur, de même que le lieu de présence du stagiaire.

À savoir : deux stagiaires peuvent se succéder sur un même poste à condition qu'un délai de carence fixé au tiers de la durée du premier stage soit respecté (ainsi, par exemple, pour un stage de 6 mois, le délai de carence sur un même poste est de 2 mois). Ce délai ne s'applique toutefois pas lorsque le stage a été interrompu, avant son terme, à l'initiative du stagiaire.

Un nombre de stagiaires limité L'entreprise ne peut, en principe, recourir à un nombre de stagiaires dépassant 15 % de son effectif.

Les entreprises d'au moins 20 salariés ne peuvent accueillir, au cours d'une même semaine civile, un nombre de stagiaires excédant 15 % de leur effectif. Ainsi, par exemple, une entreprise de 30 personnes peut recourir à 5 stagiaires maximum par semaine (4,5 arrondis à l'entier supérieur) et une entreprise de 40 personnes à 6 stagiaires. Pour celles de moins de 20 salariés, ce quota est fixé forfaitairement à 3 stagiaires par semaine civile.

Par dérogation cependant, pour les formations en milieu professionnel obligatoires dispensées notamment en lycée professionnel, l'autorité académique peut porter ce quota à 20 % de l'effectif lorsque l'entreprise emploie au moins 30 salariés ou à 5 stagiaires si elle en emploie moins de 30.

Ces quotas s'appliquent aux conventions de stage conclues depuis le 29 octobre 2015.

Important : l'entreprise doit désigner, parmi son personnel, un tuteur chargé de l'accueil et de l'accompagnement du stagiaire. Un tuteur ne pouvant encadrer simultanément plus de 3 stagiaires.

Une durée maximale Les stages en milieu professionnel sont limités à 6 mois au sein de la même entreprise.

Un stage effectué par un même stagiaire dans une même entreprise ne peut excéder 6 mois par année d'enseignement. Cette durée est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l'entreprise. À ce titre, chaque période de 7 heures de présence, consécutives ou non, équivaut à un jour, et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, équivaut à un mois. Autrement dit, la durée maximale de 6 mois de stage correspond à 924 heures de présence effective.

Sachant toutefois que jusqu'au 12 juillet 2016, il est possible de déroger à cette durée maximale mais uniquement pour certaines formations (diplômes d'État d'assistant de service social, d'éducateur spécialisé...).

À noter : au terme du stage, l'entreprise délivre au stagiaire une attestation mentionnant obligatoirement la durée effective totale du stage et, le cas échéant, le montant total de la gratification versée.

Une gratification minimale Le stagiaire a droit à une gratification pour tout stage d'une durée de plus de 2 mois, consécutifs ou non.

L'entreprise doit verser une gratification minimale à l'élève ou à l'étudiant qui effectue en son sein, au cours d'une même année scolaire ou universitaire, un stage de plus de 2 mois, consécutifs ou non. Comme cette durée correspond à son temps de présence effective, le stagiaire bénéficie de cette gratification dès lors qu'il est présent dans l'entreprise plus de 308 heures (44 jours sur la base de 7 heures par jour) au cours d'une même année de formation.

Sauf montant plus élevé prévu par la convention collective applicable dans l'entreprise, la gratification horaire minimale est fixée à :
- 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale pour les conventions de stage conclues jusqu'au 30 novembre 2014 (3 ¤ en 2015) ;
- 13,75 % de ce plafond pour celles conclues entre le 1er décembre 2014 et le 31 août 2015 (3,30 ¤ en 2015) ;
- 15 % de ce plafond pour celles conclues depuis le 1er septembre 2015 (3,60 ¤ en 2015).

Précision : la gratification, due à compter du premier jour du premier mois de stage, est versée mensuellement, et non à l'issue du stage.

Elle se calcule en multipliant la gratification horaire minimale par le nombre d'heures de stage réellement effectuées par le stagiaire au cours du mois. L'entreprise peut toutefois lisser la gratification sur la totalité de la durée du stage. Ainsi, par exemple, si un stagiaire est présent 140 heures le premier mois (gratification de 504 ¤), 150 heures le deuxième mois (gratification de 540 ¤) et 154 heures le troisième mois (gratification de 554,40 ¤), l'entreprise peut choisir de lisser le montant total, soit 1 598,40 ¤, sur ces 3 mois et donc octroyer au stagiaire 532,80 ¤ par mois.

Cette gratification n'est pas assujettie aux cotisations et contributions sociales (cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale, contribution de solidarité pour l'autonomie, Fnal, CSG-CRDS et versement de transport), dans la limite toutefois du montant minimal dû au stagiaire.

Important : la part de la gratification qui excéderait ce minimum est donc soumise à cotisations sociales (sauf notamment la cotisation assurance-chômage et la contribution au financement des organisations professionnelles et syndicales).

Des droits pour les stagiaires À l'instar des salariés, les stagiaires bénéficient de certains droits et avantages.

Le temps de présence des stagiaires, que l'employeur est tenu de décompter, doit respecter les durées maximales de travail, les durées minimales de repos et la législation applicable au travail de nuit.

En outre, les stagiaires ont droit aux congés et autorisations d'absence liés à la grossesse, à la paternité et à l'adoption. Et pour les stages de plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence (ex : congés pour mariage, pour décès d'un proche...).

Enfin, les stagiaires ont accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant, ainsi qu'à la prise en charge de leurs frais de transport en commun pour les trajets domicile-lieu de stage.